Personvernerklæring for Iconfirm

Iconfirm AS (videre omtalt som “vi” eller “Iconfirm”) er opptatt av at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger.

Vi ønsker i denne personvernerklæring å forklare hvilke personopplysninger vi innhenter og hvordan vi bruker disse. Målet med denne erklæringen er å være åpen om de data vi samler om deg, og gi deg forståelse om hvordan slike data brukes og deles.

Iconfirm har to roller ved behandling av personopplysninger

1. Vi vil hovedsakelig behandle personopplysninger på vegne av våre kunder som har tegnet abonnement på Iconfirm plattformen hvor vi er databehandler. I disse tilfellene har vi inngått databehandleravtale med våre kunder. Nærmere informasjon om denne behandlingen kan du få ved å kontakte våre kunder direkte. 
2. Samtidig behandler vi opplysninger på selvstendig grunnlag som behandlingsansvarlig. Informasjonen videre i denne personvernerklæringen er knyttet til denne behandlingen. Dette vil typisk være informasjon om besøkende til vår nettside, personer som har lastet ned informasjon fra vår nettside eller personer med roller hos våre kunder eller potensielle kunder som vi naturlig har kontakt med i som en del av salgsprosess eller oppfølging i kundeforholdet.
   Videre behandler vi opplysninger om personer som deler vårt engasjement rundt personvern. Dette er ofte dyktige fagpersoner hvor vi utveksler kunnskap og kompetanse.

1. Hva slags informasjon samler vi inn og hvorfor

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger som nøkkelperson hos en eksisterende eller potensiell forretningsforbindelse eller samarbeidspartner. Formålet med behandlingen er forvaltning av relasjonen. For dette formålet samler vi inn følgende personopplysninger: navn, kontaktinformasjon som telefonnummer og epost-adresse samt stilling og hvilket ansvarsområde du har i selskapet du representerer. Vi registrerer også hvem som er din arbeidsgiver. Videre fører vi en enkel logg på aktiviteter og dialog.

Kilder for registrerte data kan være deg selv, profiler på hjemmesider, Linkedin, offentlige eller private registre. Dine data behandles som en del av et potensielt eller eksisterende kundeforhold med nåværende eller forhenværende arbeidsgiver og vi har gjort en interesseavveining og benytter BERETTIGET INTERESSE som juridisk grunnlag for behandlingen i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav f. Dette gjelder også for spesifikke utsendelser til våre kunders kontaktpersoner om endringer i Iconfirm løsningen.

Ved utsendelse av nyhetsbrev benytter vi SAMTYKKE som juridisk grunnlag for behandlingen i henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr.1 bokstav a.

2. Utlevering og overføring av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre du har samtykket til dette eller det foreligger et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

ICONFIRM AS bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. 

De viktigste databehandlerne vi benytter i vår behandling er:

• Vi benytter Hubspot til publisering av våre hjemmesider og blogg samt som CRM system med generelle nyhetsbrev og spesifikke oppdateringer til kunder. Systemet loggfører informasjon om hvilke nettsider som er besøkt og når samt at vi kan selv loggføre tidspunkt for samtaler og epostutveksling. Vi har ikke koblet Hubspot med vårt mailsystem for løpende kartlegging av all epost korrespondanse da vi synes dette er for inngripende. HubSpot behandler opplysninger i USA, men arbeider med å få overført data til europeiske datasenter. Iconfirm er i dialog med HubSpot og vi vil migrere våre data så snart løsningen for dette er på plass.
• Vi benytter Microsoft Office 365 med Outlook, Teams, sharepoint/Onedrive etc for kommunikasjon og lagring av opplysninger koblet til aktivitetsplaner, notater fra møter etc.
• Vi benytter Tripletex som regnskapssystem og Econ Partner AS som regnskapsfører som bl annet har oversikt over kontaktinformasjon til kunder og deres kontaktpersoner.
• Vi benytter også underdatabehandlere i driften av Iconfirm plattformen. Nærmere informasjon om disse finner du i Appendix 4 i våre vilkår.

Om du ønsker mer detaljert informasjon kan du kontakte oss direkte.

3. Lagring

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss inntil et kundeforhold avsluttes eller vår berettigede interesse opphører. Vår erfaring viser at det kan ta 18-24 måneder fra første kontakt til en avklaring om salg skjer, så for kontaktpersoner hos potensielle kunder vil vi lagre informasjonen i 24 måneder. Om samarbeidet bortfaller vil vi fortsatt beholde dine opplysninger i inntil tre år.

I alle systemer har vi valgt å behandle data i Europa der det er mulig.

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset (frys) i behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.
Du kan når som helst endre på dine avgitte samtykkealternativer eller trekke ditt samtykke.
Vi benytter en portal som gjør det enkelt for deg å administrere dine rettigheter. Ved bruk av portalen er det enkelt for oss å bekrefte din identitet. Vi vil likevel verifisere enkelte forespørsler eller instruksjoner ved å be om en bekreftelse til et på forhånd registrert epost eller telefonnummer. Har du spørsmål om personvern er også våre kontaktdetaljer tilgjengelige i portalen.

5. Klager

Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på noen annen måte bryter personvernlovgivningen så håper vi du tar det opp med oss først, men du har også rett til å klage direkte til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finner du på Datatilsynets hjemmeside.